Procedura zgłoszeń zewnętrznych

Zarządzenie Nr 595/2024 Prezydenta Miasta Elbląg z dnia 19 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Prezydenta Miasta Elbląg

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Poniżej umieszczamy informacje dla Sygnalistów wynikające z art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów:

1.    Adres strony internetowej, na której znajduje się formularz elektroniczny do przekazywania zgłoszeń.
https://app.sygnanet.pl/umelblag/pl

2.    Warunki objęcia sygnalisty ochroną.
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3.   Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji.
Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego określa § 3 Załącznika do Zarządzenia Nr 595/2024 r. Prezydenta Miasta Elbląg z dnia 19 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Prezydenta Miasta Elbląg.

4.    Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji.
Sygnaliście przekazuje się informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań w maksymalnym terminie, nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w uzasadnionych przypadkach, w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

5.    Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.
Procedura uniemożliwia uzyskanie dostępu osobom nieupoważnionym do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie i innych osób podlegających ochronie.
Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość tych osób.

6.   Zasady przetwarzania danych osobowych.
Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 13 RODO są przekazywane sygnaliście w momencie korzystania z dedykowanej aplikacji przeznaczonej do zgłaszania naruszeń.
Przekazywana klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych jest następującej treści:
Administratorem danych osobowych jest Gmina Miasto Elbląg z siedzibą przy ul. Łączności 1, 82-300 Elbląg, reprezentowana przez: Prezydenta Miasta Elbląg.
1) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, kontakt: tel. 55 239 33 28, e-mail: iod@umelblag.pl
2) Dane osobowe przetwarzane są w celu prowadzenia postępowania dotyczącego zgłoszenia nieprawidłowości/naruszenia przepisów prawa do którego doszło lub może dojść, na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
3) Podanie danych jest obowiązkowe. Brak wskazania danych osobowych uniemożliwi przyjęcie zgłoszenia i rozpatrzenie sprawy.
4) Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie upoważnionemu pracownikowi Urzędu Miejskiego w Elblągu oraz członkom powołanej Komisji w celu rozpatrzenia zgłoszenia.
5) Dane osobowe przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowań zainicjowanych tymi działaniami, 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do podmiotu zewnętrznego.
6) Posiadają Państwo prawo do: - dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, - złożenia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacje zgodnie z art. 14 RODO będą przekazywane osobom, które zostały wskazane w zgłoszeniu jako świadkowie, oraz osobom, które zostały wskazane w zgłoszeniu jako naruszające przepisy prawa w terminie do 30 dni od momentu otrzymania zgłoszenia.

7.    Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.
Działania następcze w procedurze dotyczącej sygnalistów są nieodzownym elementem skutecznego zarządzania zgłoszeniami dotyczącymi naruszeń prawa.
Działania następcze mają na celu zbadanie zgłoszonego naruszenia oraz mogą obejmować zmiany w procedurach, wdrożenie dodatkowych środków kontrolnych, a także, w przypadkach stwierdzonych naruszeń, zgłoszenie sprawy do organów zewnętrznych, a w konsekwencji wniesienie oskarżenia czy wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego.

8.    Środki ochrony prawnej i procedura służąca ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
Wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, nie jest działaniem odwetowym.
Ustaw określa sankcje za podejmowanie działań odwetowych oraz za ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania.
Sygnalista nie może zrzec się przysługujących jemu praw oraz przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji.
Osoby rozważające dokonania zgłoszenia mogą skorzystać z dostępności poufnej porady udzielanej przez Rzecznika Praw Obywatelskich.

9.   Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16.
Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

10. Zachęcamy do korzystania z procedury zgłoszenia wewnętrznego podmiotów prawnych w przypadku, gdy naruszeniom prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktur organizacyjnych podmiotów prawnych, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich.
Adres korespondencyjny: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa, tel. (22) 55 17 700
Adres e-mail: BIURORZECZNIKA@BRPO.GOV.PL
ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP)
Infolinia: 800 676 676