Procedura zgłoszeń wewnętrznych
1. Zarządzenie Nr 470/2024 Prezydenta Miasta Elbląg z dnia 17 września 2024 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miejskim w Elblągu Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
3. Celem wprowadzenia procedury jest utworzenie wewnętrznych regulacji umożliwiających poufne i bezpieczne dokonywanie zgłoszeń przez sygnalistów i podejmowanie działań następczych zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, sprzyjających zwiększeniu efektywności wykrywania i rozwiązywania sytuacji związanych z wystąpieniem naruszeń przepisów prawa w Urzędzie Miejskim w Elblągu.
4. Procedura obejmuje zgłaszanie informacji o naruszeniach prawa, uzyskanych w kontekście związanym z pracą, dotyczących określonych dziedzin prawnych:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki
z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
5. Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza informację na temat naruszenia prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, o której mowa w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, np.:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant;
6. Ustala się sposób przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę poprzez dedykowaną aplikację znajdującą się pod adresem: https://app.sygnanet.pl/umelblag/pl
7. Zasady przetwarzania danych osobowych.
Administratorem Państwa danych osobowych jest Gmina Miasto Elbląg z siedzibą przy ul. Łączności 1, 82-300 Elbląg, reprezentowana przez Prezydenta Miasta Elbląg. Kontakt: e-mail - umelblag@umelblag.pl, e-Doręczenia - AE:PL-34593-82312-RISEC-17
1) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, kontakt: tel. 55 239 33 28, e-mail: iod@umelblag.pl
2) Dane osobowe przetwarzane są w celu prowadzenia postępowania dotyczącego zgłoszenia naruszenia przepisów prawa, do którego doszło lub może dojść, na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
3) Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie upoważnionemu pracownikowi Urzędu Miejskiego w Elblągu oraz członkom powołanego zespołu do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być instytucje upoważnione na mocy przepisów prawa w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, podmioty z którymi Administrator zawarł umowy na świadczenie usług serwisowych dla systemów informatycznych wykorzystywanych przy ich przetwarzaniu.
4) Dane osobowe przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowań zainicjowanych tymi działaniami, 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do podmiotu zewnętrznego.
5) Podanie danych jest obowiązkowe. Brak wskazania danych osobowych uniemożliwi przyjęcie zgłoszenia i rozpatrzenie sprawy.
6) Posiadają Państwo prawo do:
- dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania,
- złożenia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na niezgodne z prawem przetwarzanie Państwa danych osobowych.
Informacje zgodnie z art. 14 RODO będą przekazywane osobom, które zostały wskazane w zgłoszeniu jako świadkowie, oraz osobom, które zostały wskazane w zgłoszeniu jako naruszające przepisy prawa w terminie do 30 dni od momentu otrzymania zgłoszenia.